Digitale archeologie: op zoek in een oude archiefkast

Afgelopen week dook ik in een enorme harde schijf van een oud OMF-systeem. Volgende week wacht het echte werk: oude servers na een half jaar stilstand weer proberen op te starten, zonder dat de mensen die het systeem kenden er nog zijn.

Afgelopen week deed ik iets heel anders dan verwacht: een soort digitale archeologie. OMF werkte jarenlang met een oud administratiesysteem waarin van alles werd bijgehouden, zoals personeelsgegevens, projecten en correspondentie. Inmiddels draait alles op moderne software, maar vlak voor het oude systeem uitging, is er een back-up veiliggesteld op een externe harde schijf. Zie het als een enorme digitale archiefkast vol met mappen van afgeronde projecten en oud-collega's.

Die schijf is belangrijk, want soms is er toch nog iets uit het verleden nodig, bijvoorbeeld voor een pensioenvraag of een officieel document. Dan wil je niet dat iemand dagenlang moet zoeken. Afgelopen week ben ik daarom begonnen met het ordenen van die hele berg bestanden, zodat er een duidelijke index komt van waar wat staat.

Omdat er veel privacygevoelige gegevens op staan, wil je die bestanden natuurlijk niet zomaar uploaden naar een cloudservice. Daarom gebruik ik een AI-tool die volledig lokaal op mijn eigen laptop draait, zonder verbinding met internet. Die helpt om snel in te schatten wat er in mappen staat aan de hand van mapnamen, waarna ik het zelf controleer. De ontwerpers van vroeger waren dol op geheimzinnige afkortingen zoals 'Z' of 'CPO', dus ik probeer die puzzelstukjes stuk voor stuk op te lossen.

Maar het verhaal stopt hier niet. Als blijkt dat de back-up niet alle benodigde informatie bevat, moeten we verder zoeken. In het serverrack staan de oude fysieke servers nog. Die staan inmiddels al een half jaar uit. De komende week gaan we kijken of we die servers weer kunnen opstarten en of we er nog bij kunnen komen.

De uitdaging is dat bijna alle medewerkers die dit systeem van binnen en van buiten kenden, de afgelopen zes maanden zijn vertrokken. We moeten het dus helemaal zelf uitzoeken, zonder handleiding of collega's die je even om uitleg kunt vragen. Ik mag dit project gaan leiden. Best spannend om te doen, maar met Gods hulp gaan we dit gewoon voor elkaar krijgen.